5.4 การวัดประสิทธิภาพในการควบคุมสินค้าคงคลัง

 การวัดประสิทธิภาพในการควบคุมสินค้าคงคลัง         

          คำถามหนึ่งที่มักถูกถามเสมอเมื่อเข้าไปวินิจฉัย/ตรวจสอบระบบการจัดการควบคุมสินค้าคงคลังในองค์กรก็คือ “บริษัทของเราเก็บสต็อกไว้มากเกินไปหรือไม่เมื่อเทียบกับคู่แข่ง” หรือ “บริษัทของเราควรเก็บสต็อกไว้เท่าไร” คำถามนี้เป็นคำถามที่ตอบได้ไม่ง่ายนัก เหมือนกับคำถามที่บริษัทมักถามว่า “เราควรตั้งราคาสินค้าที่เท่าไร” การตอบคำถามเหล่านี้นั้นต้องพิจารณาจากปัจจัยต่าง ๆ มากมายทั้งปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายในของบริษัทประกอบกัน 

          การวัดประสิทธิภาพการควบคุมสินค้าคงคลัง จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องดำเนินการ เพื่อใช้เป็นมาตรการสำหรับตรวจสอบการบริหาร และอาจใช้เป็นสัญญาณเตือนว่าขณะนี้มีระดับสินค้าคงคลังเหมาะสมหรือไม่ที่ทำให้กระทบกับสภาพคล่องของเงินสดหมุนเวียน การที่จะกำหนดเกณฑ์ว่าเป็นเท่าไรจึงจะเหมาะสมนั้นนั้นเป็นเรื่องยาก เนื่องจากไม่มีกฎเกณฑ์ที่ระบุอย่างแน่นอน ซึ่งขึ้นอยู่กับนโยบายแต่ละประเภทของกิจการ แต่โดยทั่วไปจะใช้การตรวจสอบมูลค่าสินค้าคงคลังเทียบกับยอดขาย และแสดงในรูปของอัตราหมุนเวียนของสินค้าคงคลัง (Inventory Turnover) หรือจำนวนวันค้างสต็อก (Stock Days) โดยมีรายละเอียด ดังนี้

1. อัตราหมุนเวียนสินค้าคงคลัง (Inventory Turnover) สามารถแบ่งการพิจารณาออกเป็น
     1.1 อัตราการหมุนของวัตถุดิบ Turnover Ratio of Materials
     1.2 อัตราการหมุนของงานระหว่างกระบวนการ Turnover Ratio or Work In Process
     1.3 อัตราการหมุนของสินค้า Turnover Ratio of Products

2. จำนวนวันค้างสต็อก (Stock Days) คือ จำนวนวันที่สินค้าถูกจัดเก็บอยู่ในคลังสินค้าและก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ เช่น ถ้ามีสินค้าอยู่ในคลังโดยเฉลี่ย 5,000 หน่วย และมียอดขายเฉลี่ยวันละ 250 หน่วย นั่นคือจะขายสินค้าได้หมดในเวลา 20 วัน จึงมีระยะเวลาการค้างสต็อก 20 วัน


          ดังนั้นการวัดปริมาณสินค้าคงคลังที่ควรจัดเก็บจึงควรเปรียบเทียบกับปริมาณที่จะต้องการใช้ในอนาคต (ไม่ใช่เปรียบเทียบกับเงินลงทุน ขนาด หรือสินทรัพย์ของบริษัท) ในระดับบริษัทมักใช้ยอดขาย (มีหน่วยเป็นบาท) หรือใช้ต้นทุนสินค้าขาย (Cost of Goods Sold) ในการคำนวณ (ซึ่งหากบริษัทใดใช้ยอดขายในการคำนวณก็จะทำให้ดูเหมือนว่าสต็อกมีการหมุนเวียนดีกว่า) จากเหตุผลดังกล่าวเราควรจะเริ่มการวัดประสิทธิภาพของการควบคุมสินค้าคงคลังโดยเริ่มจากการควบคุมอัตราการหมุนของวัตถุดิบ Turnover Ratio of Materials เป็นอย่างแรกโดยการที่จะตั้งเป้าหมายของอัตราการหมุนของวัตถุดิบ ได้นั้นเราจะต้องดูการหมุนเวียนวัตถุดิบที่รับเข้ามา เก็บเอาไว้ เพื่อใช้หรือจ่ายออกไปในอนาคตของปีที่ผ่านมาเสียก่อน


ตัวอย่างที่ 2 สินค้าคงคลังที่รับและเบิกในปี 2019

          ดังนั้นหากบริษัทมีการจัดเก็บสต็อกสินค้าโดยมี Inventory Turnover ที่สูง ก็จะแสดงให้เห็นว่าบริษัทนั้นมีการบริหารจัดการสต็อกที่ดี กล่าวคือสามารถนำสต็อกที่เก็บไว้มาหมุนเวียนใช้ประโยชน์หรือสร้างรายได้ได้มาก (หลายรอบกว่า) 
          จากตัวอย่างที่1 จะเห็นได้ว่า ประสิทธิภาพคลังสินค้าของบริษัท WRP มี Turnover ค่อนข้างต่ำมีเงินจมไปกับวัตถุดิบ, งานระหว่างกระบวนการ และสินค้าสำเร็จรูปมากกว่า 71วัน อยู่ถึง 304 ล้านบาท ดังนั้น Turnover ควรที่จะบริหารให้สูงกว่า 8 รอบ (Net Sales) หรือคิดเป็นเงินเท่ากับ 195 ล้านบาทเป็นเวลา 45 วัน จะดีที่สุด 
          จากตัวอย่างที่ 2 จากการพล๊อตกราฟของสินค้าคงคลังที่รับและเบิกในปี 2019 จะเห็นได้ว่ามูลค่าการรับหรือการเบิกมืมูลค่าไม่เกิน 60 ล้านบาท แต่ยอดสินค้าคงคลังมีเหลือมากกว่า 120 ล้านบาท ซึ่งมีมูลค่าสูงกว่า 2 เท่าของการใช้งานจริง ดังนั้นปริมาณการเก็บสินค้าจึงไม่เหมาะสมคือมีมากจนเกินไป และอาจทำให้วัตถุดิบเสื่อมสภาพได้ง่าย รวมถึงอาจทำให้เกิดวัตุดิบที่ไม่เคลื่อนไหว (Non-movement หรือ Dead Stock) ขึ้นได้ และท้ายสุดจะเกิดผลกระทบอีกประการหนึ่งคือทางฝ่ายบัญชีต้องทำการตัดหรือปรับมูลค่าสินค้าคงคลังลงอีกด้วย ตัวอย่างที่ 3 หากท่านมีวัตุดิบที่ไม่เคลื่อนไหวในสินค้าคงคลัง " ท่านจะบริหารอย่างไร "


                   
มาตรการในการควบคุมสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพ

          มาตรการในการควบคุมสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพจะมีเงื่อนไขเบื้องต้นดังต่อไปนี้

1. จะต้องมีการควบคุมการเปิดคำซื้อโดยเน้นวัตถุดิบเป็นหลักและต้องอิงกับแผน MRP โดยผ่านทางฝ่ายจัดซื้อเท่านั้น เพื่อป้องกันการสั่งซื้อวัตถุดิบที่ซ้ำซ้อนกัน
ให้พิจารณาหรือทบทวน MOQ และ Lead Time ของกลุ่มสินค้าโดยเฉพาะที่เป็นวัตุดิบที่ไม่เคลื่อนไหว Non-Moving หรือ พวกที่เป็น Dead Stock ร่วมกับฝ่ายผลิต, ฝ่ายจัดซื้อในประเทศ/ต่างประเทศ และฝ่ายขายตลอดเวลาเพื่อควบคุมหรือบริหารไม่ให้มีสินค้าคงคลังมากเกินไป และจำเป็นจะต้องมีการปรับแผนคำสั่งซ้ี้อให้สอดคล้องกับสภาวะทางเศรษฐกิจอยู่ตลอดเวลา
 
2. ถ้าพบว่ามีวัตถุดิบประเภทเดียวกันแต่มีใช้วัตถุดิบชนิดนี้ในหลายหน่วยงาน ขอให้มีการออกคำสั่งซื้อโดยใช้ระบบการจองวัตถุดิบโดยใช้หลักการ FIFO
ฝ่ายผลิตจะต้องขอเบิกวัตถุดิบตามคาสั่งซื้อในแต่ละครั้งเท่านั้น เพื่อเป็นการควบคุม Output, ควบคุมของเสีย และป้องกันการมีวัตถุดิบที่ไม่เพียงพอสำหรับการผลิตเกิดขึ้น ถึงแม้ว่าคำสั่งซื้อสินค้าใน lot ต่อไปจะเป็นสินค้าชนิดเดียวกันก็ตาม มิเช่นนั้นของที่อยู่ระหว่างขบวนการผลิตหรือ WIP จะสูงจนเกินไป

3. ต้องมีการวางแผนรวม MPS และ Delivery Plan เพื่อกำหนดวันส่งมอบที่ชัดเจนและแม่นยำเพื่อควบคุมจำนวนและมูลค่าของสินค้าสำเร็จรูป F/G Product ที่เก็บไว้ในคลังสินค้าไม่ให้มีมากหรือเก็บไว้นานจนเกินไป

4. หากบริษัทต้องมีการสั่งวัตถุดิบมาจากต่างประเทศเป็นจำนวนมากมาก จึงจำเป็นต้องพิจารณาถึงอัตราแลกเปลี่ยนสกุลเงินระหว่างประเทศและค่าขนส่งอีกด้วยว่าควรที่จะสั่งซี้อวัตถุดิบแต่ละครั้งเป็นจำนวนเท่าใด

5. และสิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งก็คือการจัดลำดับความสำคัญของหมวดหรือหมู่ของวัตถุดิบโดยพิจารณาจากมูลค่าที่มีมากไปหาน้อย หรือการจัดการบริหารแบบ " ABC " เพื่อที่จะมุ่งควบคุมวัตถุดิบที่สำคัญดังต้วอย่างที่ 4 ครับ


ตัวอย่างที่ 4 สินค้าคงคลังที่รับโดยเฉลี่ยเป็นรายเดิอน