การแก้ไขปัญหาหรือวิกฤตต่างๆในโรงงาน

สำหรับส่วนที่1 จะขอกล่าวถึงเฉพาะปัจจัยภายใน สำหรับส่วนที่ 2 จะขอกล่าวถึงปัจจัยภายนอกที่มีผลกระทบกับธุรกิจครับ
ส่วนที่ 1 : ปัจจัยที่เกิดจากภายในองค์กร หรือ ในโรงงาน 

          ธุรกิจต่างๆในยุคปัจจุบันต้องเผชิญกับข้อจำกัดหลายอย่างอันเป็นอุปสรรคหรือปัญหาต่อการดำเนินกิจการ และเป็นเหตุให้ต้นทุนการผลิตและราคาส่งออกที่สูงขึ้นเนื่องจากหลายๆปัจจัยทั้งภายในและภายนอกที่มีผลกระทบ ไม่ว่าจะเป็นต้นทุนค่าแรงงานมีแนวโน้มสูงขึ้น ต้นทุนค่าวัตถุดิบที่แพงขึ้นเนื่องจากค่าเงินบาทลดลง(ในกรณีที่ต้องนำวัตถุดิบจากต่างประเทศ) ต้นทุนค่าโสหุ้ยโรงงานสูงขึ้น เช่น ค่าน้ำมัน ค่าน้ำ ค่าไฟที่จะปรับตัวขึ้นทุกวัน คู่แข่งขันมีมากและทวีความรุนแรงเพิ่มขึ้น ทำให้ต้องมีการลดต้นทุนการผลิตต่อหน่วยสินค้าเพื่อต้องการผลที่มีกำไร


          ดังนั้นผู้บริหารจำเป็นต้องปรับตัว ปรับวิธีการทำธุรกิจ เพื่อลดต้นทุนการผลิตให้ต่ำลงโดยมีเป้าหมายในการเพิ่มผลผลิตเพื่อความอยู่รอดทั้งนี้ในการลดต้นทุนการผลิต ผู้บริหารมีความจำเป็นต้อง “สร้างนโยบายที่ชัดเจนเพื่อปรับปรุงโครงสร้างในการประกอบธุรกิจต่างๆ“ ในทุกโรงงานเพื่อการลดต้นทุน ทุกโรงงานจะต้องผลิตสินค้าแล้วขายได้ แต่ในระบบการค้าเสรีนั้นไม่มีการผูกขาด ผู้ลงทุนอาจจะมีมากขึ้นซึ่งถ้าหากเราสามารถสร้างความแตกต่างในการผลิตสินค้าทำให้สินค้าขายดีก็จะมีผลกำไรมากขึ้นโรงงานหรือธุรกิจก็อยู่ได้ ปัจจัยในการลดและควบคุมต้นทุนการผลิตในการผลิตสินค้า การควบคุมคุณภาพของสินค้าที่เหมาะสม ตลอดจนถึงการส่งมอบสินค้าที่ตรงเวลานั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการด้วยกัน เช่น


1. ผู้บริหารต้องมีนโยบายและโครงการเพื่อลดต้นทุนการผลิตอย่างจริงจังและชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นนโยบายด้านคุณภาพมาตรฐานระดับสากล การสนับสนุนศักยภาพของบุคลากร ฯลฯ หรือทุกเรื่องเพื่อการลดต้นทุน ซึ่งต้องดำเนินการอย่างจริงจังและต่อเนื่องโดย
a. ต้องมีการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของต้นทุน Cost Structure หลังจากนั้นให้ปรับปรุงโครงสร้างขององค์กรให้สอดคล้องกันในภายหลัง ซึ่งการปรับโครงสร้างขององค์กรแต่เพียงอย่างเดียวอาจทำให้มีการแก้ปัญหาที่ไม่ตรงจุดหรือไม่ครอบคลุมต้นทุนทั้งหมด
b. ต้องมีการควบคุมค่าใช้จ่ายอย่างเข้มงวด และต้องประเมินสถานการณ์ล่วงหน้าตลอดเวลาโดยใช้ Trend เป็นตัวชี้แนะ

2. สร้างจิตสำนึกพนักงานให้มีจิตสำนึกที่ดีต่อโครงการลดต้นทุนการผลิต จึงจะได้รับความร่วมมือและประสบความสำเร็จได้ 
a. สร้างจิตสำนึกโดยนำระบบ Quality Mind-Set และ Cost Consciousness มาประยุกต์ใช้ทั่วทั้งองค์กร

3. มีมาตรการเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพของการบริหารจัดการ เนื่องจากหลายโรงงานที่ประสบปัญหาเพราะโรงงานขาดประสิทธิภาพในการบริหารจัดการอย่างจริงจัง
a. ต้องยกระดับการควบคุมคุณภาพให้เข้มแข็งมากขึ้นเพื่อสร้างความสมดุลในระบบการผลิต โดยก่อให้เกิดสามเหลี่ยมแห่งภาวะสมดุลเพื่อที่จะควบคุมประสิทธิภาพของ Q - Quality " , " C - Cost "  , " D - Delivery " ในฝ่ายผลิตและฝ่ายการวางแผนการผลิตของโรงงาน


          ทุกปัจจัยที่กล่าวมามีความสำคัญเท่ากันหมด แต่ถ้าต้องการทำให้สำเร็จ จะต้องมุ่งเน้นประสิทธิภาพของการบริหาร ผู้บริหารต้องทำอย่างจริงจัง และต้องเพิ่มประสิทธิภาพของการลดต้นทุนอย่างต่อเนื่องในการบริหารจัดการผลิตโดยกำหนดเป้าหมาย ในเรื่องต่างๆ ดังนี้

1. ประสิทธิภาพการผลิต (Output หารด้วย Input) คือ มีดัชนีชี้วัดที่ใช้เพื่อการเปรียบเทียบ ตัวหนึ่งที่เป็นการชี้วัดว่าประสิทธิภาพการผลิตเป็นอย่างไรในเดือนที่ผ่านมา การเปรียบเทียบผลการดำเนินงานของตัวเราเองหรือเปรียบเทียบกับโรงงานที่มีลักษณะการดำเนินงานเดียวกันหลักการที่เรียกว่า Bench Marking

2. คุณภาพสินค้าและบริการ ซึ่งทุกองค์กรควรปลูกฝังให้พนักงานมี (Quality  Mind)  ถ้าโรงงานไหนควบคุมคุณภาพไม่ได้จะทำให้เกิดความเสียหายมาก ต้องปลูกฝังให้พนักงานทราบว่าเมื่อทำไปแล้วจะส่งผลกระทบต่อกระบวนการผลิตต่อไปอย่างไร

3. การส่งมอบ (Delivery) ต้องส่งมอบตรงเวลาตามที่ลูกค้าต้องการโดยไม่มีปัญหา การวางแผนการผลิตและส่งมอบให้ลูกค้าต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษ มิเช่นนั้นจะทำให้เสียระบบการทางธุรกิจ

4. ต้นทุนการผลิต (Cost) ในสินค้าประเภทเดียวกันแต่ต้นทุนไม่เท่ากัน การลดต้นทุนมิใช่สิ่งที่จะทำให้คุณภาพของสินค้าลดลงเสมอไป


5. ความปลอดภัย (Safety Mind) เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับพนักงานโดยตรง ซึ่งควรกระทำอย่างยิ่ง เพราะยิ่งเคร่งครัดมากเพียงใด พนักงานก็ปลอดภัยมากเท่านั้น และมีส่วนทำให้ต้นทุนการผลิตลดน้อยลง รวมทั้งสร้างคุณภาพชีวิตให้พนักงานได้

6. ขวัญและกำลังใจ (Moral) ยิ่งมีความปลอดภัยสูงขวัญและกำลังใจของพนักงานก็ยิ่งสูง และวิธีที่ดีที่สุด คือ การเพิ่มสวัสดิการให้กับพนักงาน

7. สิ่งแวดล้อมที่ดีในโรงงาน (Environment) ถือเป็นสร้างคุณภาพชีวิตที่ดีให้กับพนักงาน ปัจจุบันในโรงงานที่เกี่ยวกับมาตรฐานและจัดการกับสิ่งแวดล้อมได้ดี ถือเป็นความรับผิดชอบต่อสังคมด้วย

8. มีคุณธรรมและจรรยาบรรณ (Ethics)  เช่น โรงงานผลิตเมื่อเกิดปัญหาเกี่ยวกับคุณภาพของสินค้าขึ้นมานั้นผู้ผลิตต้องยอมรับและต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการผลิตเพื่อให้สินค้ามีคุณภาพที่ดีขึ้น

          หากผู้บริหารสามารถปลูกฝังสิ่งที่ได้กล่าวมาให้กับพนักงานได้สำเร็จ ปัญหาในกระบวนการผลิตก็จะไม่เกิดขึ้นโดยเด็ดขาด และสิ่งที่สำคัญที่สุดการผลิตจะมีประสิทธิภาพที่เพิ่มมากขึ้น

การวิเคราะห์ข้อบกพร่องในองค์กร

          การวิเคราะห์หาข้อบกพร่องภายในองค์กร หรือปัจจัยภายในสามารถพิจารณาได้จากปัจจัยการผลิตหรือ Input ด้วยว่ามีจุดอ่อนจุดแข็งอย่างไร และต้องวิเคราะห์จุดอ่อนจุดแข็งของ Output ด้วยว่าสินค้าและบริการของเราที่ผลิตออกมาขายนั้นลูกค้ายอมรับหรือไม่ การบริการหลังการขายเป็นอย่างไร เมื่อเกิดปัญหาต้องนำปัญหานั้นมาวิเคราะห์และหาแนวทางแก้ไขต่อไป และที่สำคัญควรพิจารณาดูว่าการบริหารจัดการนั้นดีหรือยัง เช่น “ การประสานงานในการทำงานของฝ่ายการตลาดและฝ่ายผลิต ต้องมีการประสานงานที่ดีและมีประสิทธิภาพ
          ในการวิเคราะห์โอกาสทางธุรกิจ จะเป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอกหรือปัจจัยภายนอก เช่น การวิเคราะห์คู่แข่งขันต้องมีการเปรียบเทียบกับคู่แข่งที่อยู่ในธุรกิจเดียวกันที่เรียกว่า Bench  Marking  เพื่อทำให้ทราบตลาดของการแข่งขันทั้งในประเทศและต่างประเทศ การวิเคราะห์ลูกค้าว่าทำไมไม่สั่งซื้อของจากเรา ทำไมไปสั่งซื้อจากคู่แข็งของเรา เป็นต้น เมื่อวิเคราะห์แล้วก็นำมาปรับปรุลข้อบกพร่องต่างๆต่อไป

ปัญหาและที่มาของต้นทุนที่สูงของโรงงานต่างๆ

          หลักจากทำการวิเคราะห์หาข้อบกพร่องในองค์กรแล้ว ต่อไปจะเป็นการจัดการปัญหาเรื่องต้นทุนการผลิตและการบริการที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพบองโรงงาน ทั้งนี้อาจเกิดจากปัญหาดังต่อไปนี้

1. ขาดการจัดการที่ดี ไม่มีเวลาในการติดตามการทำงาน (Follow Up) หรือเกิดจากความเคยชินในการปฏิบัติงานโดยบางครั้งขาดการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาช่วยงาน
a. ขาดระบบ MRP II หรือ ERP เพื่อติดตามงานอย่างทันเวลา Real-time Report
b. ขาดการวางเป้าหมายและการประเมินงานที่ไม่ชัดเจน (Master Planning Schedule)

2. ขาดการออกแบบการทำงานที่ดี (Method) มีการออกแบบสถานที่ทำงานไม่เหมาะสม (Workplace and Environment) ทำให้งานล่าช้าและมีสิ่งบกพร่องเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก (Defect)
a. ขาดการวาง Lay-out ของสายการผลิตที่ดีเพื่อให้มีการไหลเวียนของงานทั้งระบบเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อลดการรองาน เช่น ระหว่างสายการผลิต 1..N สู่สายการผลิต 2..N ระหว่างโรงงาน ก่อนส่งสินค้าสำเร็จรูปเช้าเก็บที่คลังสินค้าหรือส่งให้ลูกค้า เป็นต้น

3. ขาดการดูแลอุปกรณ์หรือเครื่องจักรที่เหมาะสม (Equipment  and  Machine)
a. ขาดการวัดและประเมินผลการใช้เครื่องจ้กร OEE

4. ขาดการวางแผนการทำงานที่ดี มีการใช้วัสดุสิ้นเปลืองที่ไม่เหมาะสม (Material)
a. ไม่มีการใช้ BOM เพื่อควบคุมการใช้วัตถุดิบ ควบคู่ไปกับการใช้ระบบ MRP II
b. มีระบบการควบคุมคลังสินค้าวัตถุทางตรงมากกว่าหนึ่งคงคลังทำให้มีการควบคุมคำสั่งซื้อหรือจำนวนของที่รับขาดประสิทธิภาพ เช่น RM00X…RM00Y เป็นต้น

5. มีระบบการทำงานที่ขาดประสิทธิภาพ ขาดการประสานงานและการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ ในบริษัทที่ชัดเจน
a. ขาดการใช้สารสนเทศที่เหมาะสม หรือไม่มีประสิทธิภาพ เช่นการใช้ Line แทน e-mail ทำให้การ focus เป้าหมายหรือระบุผู้ที่รับผิดชอบไม่ชัดเจน
b. มีการกระจายหน่วยงานหลักห่างกันและมีสำนักงานมากเกินไปทำให้ขาดการประสานงานในระดับการควบคุมการปฏิบัติงานในเบื้องต้น Corroboration ที่ไม่มีประสิทธิภาพ
c. มีการมอบหมายหน้าที่การทำงานที่ซ้ำหรือเหมือนกันมากกว่าหนึ่งหน่วยงาน และมอบหมายงานที่ Cross  Function กัน ทำให้งานมีการรับผิดที่ไม่ชัดเจนทำให้ขาดบุคลากรที่เหมาะสมที่จะดูแลและควบคุมงาน

6. เกิดจากการขาดการเอาใจใส่ในการทำงานของพนักงาน (Mind)  หรือความไม่เข้าใจกันระหว่างฝ่ายบริหารและฝ่ายปฏิบัติการ (Unity)
a. ขาดการสื่อสารที่สม่ำเสมอ หรือสื่อสารไม่ตรงความเป็นจริงทำให้พนักงานเกิดความเข้าใจผิด

          ทั้งนี้ปัญหาที่กล่าวมาทั้งหมดสามารถส่งผลต่อต้นทุนและความสามารถในการแข่งขันขององค์กรได้เป็นอย่างมากบางครั้งผู้บริหารอาจรู้สึกว่าพนักงานผู้ปฏิบัติงานสับสน ขาดความเข้าใจและไม่เอาใจใส่ในการทำงาน (Spirit)  ส่งผลให้เกิดการรั่วไหลของเงินได้ หากเพียงแค่ปรับวิธีการคิดและวิธีการทำงานใหม่ ก็สามารถลดต้นทุนได้ แต่ในความเป็นจริงแล้วบางครั้งกลับพบว่าพนักงานผู้ปฏิบัติงานกลับมีความคิดหรือมีความเข้าใจที่แตกต่างไปจากผู้บริหาร โดยพนักงานคิดว่าผู้บริหารขาดความเข้าใจในเนื้องานอย่างถ่องแท้ โดยคิดว่าตนเป็นผู้มีประสบการณ์ในการทำงานมายาวนานย่อมมีความรู้และทักษะในการปฏิบัติงานมาเป็นอย่างดี ทั้งนี้ทำให้ทั้งฝ่ายบริหารและฝ่ายปฏิบัติงานเกิดความไม่เข้าใจ และส่งผลทำให้เกิดความขัดแย้งในการทำงานและขาดทิศทางในการทำงานที่เหมาะสม ทั้งนี้ท้ายที่สุดก็จะส่งผลให้ต้นทุนของโรงงานสูงขึ้นโดยไม่จำเป็น
          อย่างไรก็ตามปัญหาสำคัญที่สุดของการลดต้นทุนในโรงงานก็คือ “ ความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนของพนักงานในสถานประกอบการนั่นเอง ”  การที่พนักงานเข้าใจว่าบริษัทของตนเองมีกระบวนการทำงานที่ดีที่สุดแล้ว มีอุปกรณ์ที่ดีที่สุดและยังมีวิธีการปฏิบัติงานตลอดจนการจัดการต่างๆ ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดแล้ว โดยไม่คำนึงว่าจะมีวิธีการหรือกระบวนการทำงานที่ดีกว่าที่เป็นอยู่ ความเข้าใจคลาดเคลื่อนดังกล่าวนี้จะส่งผลอย่างมากต่อการลดต้นทุนของโรงงาน เพราะเป็นตัวขัดขวางจุดเริ่มต้นของโครงการลดต้นทุนทั้งหมด
          จากปัญหาในเรื่องการลดต้นทุนดังที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นจะพบว่าการลดต้นทุนในโรงงานเป็นเรื่องที่สำคัญมากและสามารถทำได้หลายด้าน ดังนั้นบทความต่อไปนี้จะนำเสนอมิติของการลดต้นทุนที่ครอบคลุมในโรงงานทั้งภาคการผลิตและการบริการโดยมีหัวข้อดังต่อไปนี้

แนวคิดและวิธีการในการบริหารต้นทุนในโรงงาน

          จากบทความเรื่องงบการเงินที่ได้กล่าวไว้ในบทความที่ 2.1 จะเกี่ยวช้องกับแนวคิดและวิธีการในการลดต้นทุนการผลิตเป็นอย่างมากโดยจะต้องยึดหลักการคือ


1. ควบตุมต้นทุนค่าแรงงานทางตรง 
เนื่องจากคนทำให้เกิดแรงงานแต่สิ่งที่ต้องจ่ายไปก็คือต้นทุน ไม่ว่าจะทำด้วยตัวเอง หรือไปเกี่ยวข้องกับปัจจัยอื่นก็ล้วนมาจากคนทั้งสิ้นดังนั้นการควบคุมประสทธิภาพในการทำงานของพนักงานจึงเป็นสิ่งสำคัญมากกว่าการคิดแต่เพียงลดจำนวนคนงานลงเพียงอย่างเดียว ซึ่งในหัวข้อนี้จะเกี่ยวข้องกับ Moral อีกด้วย

2. ลดงานงานอำนวยการ (Administration)
งานอำนวยการ หมายถึง งานส่วนใหญ่ที่อยู่นอกเหนือจากส่วนของการผลิตหรือส่วนของหน่วยงานที่สนับสนุนการผลิต ส่วนมากจะเป็นงานที่ถูกควบคุมจากหน่วยงานกลาง โดยงานหลายๆ อย่างในกลุ่มนี้สามารถใช้บริการจากผู้บริการภายนอกองค์กรได้ เช่น การว่าจ้าง รปภ. จ้างแม่บ้านจากบริษัทที่เชี่ยวชาญข้างนอก ซึ่งผู้บริหารต้องสำรวจและเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายด้วยว่าอย่างไหนได้ประโยชน์และคุ้มค่ากว่ากันเนื่องจากหากควบคุมเองจะต้องมึค่าใช้จ่ายในเรื่องสวัสดิการอื่นๆเพิ่มขึ้นด้วย งานในส่วนของ Admin อีกส่วนหนึ่งคือตำแหน่งที่มีหน้าที่ในการช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ งาน Admin เหล่านี้ควรมีการวางแผนให้ชัดเจนขึ้นต้องมีการวางแผนทั้งระยะสั้นและระยะยาวรวมทั้ง,uการวางแผนอัตรากำลังคนที่สอดคล้องกับกำลังการผลิตและแผนการขายด้วย

3. ส่งเสริมงานออกแบบและพัฒนา (Design and Development)
ผู้บริหารต้องทำงานอย่างเป็นระบบโดยมีแผนและขั้นตอนในการออกแบบที่ชัดเจน ผลที่ได้จากการออกแบบต้องสามารถทวนสอบกับข้อมูลที่ป้อนจากฝ่ายขายหรือจากความต้องการจากลูกค้าได้ ต้องมีการทบทวนผลการออกแบบ การสร้างต้นแบบหรือ Mock Up ต้องทำด้วยความระมัดระวังและมีความชำนาญสอดคล้องกับผลที่ได้จากการออกแบบข้อมูลทั้งหมดต้องจัดเก็บเป็นระบบ มีการติดตามความคืบหน้าของผลิตภัณฑ์ในตลาดอย่างสม่ำเสมอ

4. มีการส่งเสริมและตั้งเป้าหมายงานขายที่ชัดเจน (Sales)
แม้ว่าการเพิ่มราคาจะไม่เกี่ยวโดยตรงกับการควบคุมต้นทุน แต่มันก็ทำให้โรงงานไม่ต้องไปลดต้นทุนมากจนกระทบต่อคุณภาพของสินค้าถ้าผู้บริหารสามารถเพิ่มราคาขายได้ แต่สิ่งที่ต้องคำนึงถึงคือเมื่อเพิ่มราคาขายแล้วจะทำให้ความต้องการของผู้ซื้อลดลงหรือไม่ หากการขึ้นราคาทำให้ยอดขายตกและมีผลเสียมากกว่าเงินส่วนที่เพิ่ม  ในเรื่องงานขายผู้บรหารควรคำนึงโดยใช้ช่องทางอื่นเพิ่มขึ้นได้หรือไม่แทนทีจะมีพนักงานขายแต่เพียงช่องทางเดียว เช่น อาศัยเอเยนต์ มีการขายตรง ขายผ่านทางโทรศัพท์หรือออนไลน์ มีการขายปลีกหรือขายส่ง การมีทางเลือกที่มากขึ้นจะช่วยควบคุมและลดต้นทุนได้

5. การควบคุมงานผลิต (Production) และ วัตถุดิบ (Raw Material)
ในการควบคุมและลดต้นทุนของงานผลิต สิ่งแรกที่ควรเข้าไปดูคือการวางแผนการผลิต เพราะการวางแผนการผลิตที่ดี และมีประสิทธิภาพสามารถที่จะทำให้งานผลิตสามารถผลิตได้ตรงตามความต้องการของลูกค้า การวางแผนการผลิตเท่ากับเป็นตัวประสานกิจกรรมทั้งหมดในโรงงาน เริ่มมาตั้งแต่การขายที่การวางแผนการผลิตต้องสอดคล้องกับแผนการขายในการกำหนดเวลาที่จะเริ่มผลิตให้เหมาะสม (MPS)

6. การควบคุมและการประกันคุณภาพของสินค้า (Quality Assurance)
โรงงานสามารถจะลดภาระต้นทุนของงานนี้ไปได้มากถ้าหากสามารถสร้างจิตสำนึกทางด้านคุณภาพให้เกิดขึ้นกับพนักงานและผู้บริหารของฝ่ายผลิตให้มีการเปลี่ยนความเข้าใจเสืยใหม่จากที่เคยคิดว่าหน้าที่ในการผลิตเป็นของฝ่ายผลิตเพียงอย่างเดียว และเรื่องของคุณภาพเป็นของฝ่ายคุณภาพหรือ QC/QA นั้นเป็นแนวความคิดที่ผิดอย่างมากอาจทำให้ต้นทุนของการประกันคุณภาพของสินค้า COQ (Cost of Quality) สูงเกินความจำเป็นเนื่องจากต้องจะมีพนักงานฝ่ายคุณภาพคอยตวจสอบคุณภาพของสินค้าในทุกๆขบวนการผลิต และเป็นการแก้ปัญหาคุณภาพที่ปลายเหตุ โดยที่อาจมีของเสียเกิดขึ้นก่อนมาถึงการตรวจสอบและต้องนำกลับไปซ่อมนั่นก็คือต้นทุนการผลิตที่สูงขึ้นอย่างที่ไม่ควรเกิดขึ้น


7. การควบคุมงานบรรจุภัณฑ์และจัดส่งสินค้า ( Packaging and Delivery)
ผู้บริหารสามารถที่จะควบคุมหรือลดต้นทุนตรงนี้ได้มาก โดยไม่จำเป็นจะต้องมีคนขนของและมีรถส่งของของตัวเอง ถ้าหากสามารถใช้บริการจาก Subcontract ที่ทำเรื่องนี้โดยเฉพาะในการขนส่งในที่ใกล้หรือไกลๆ ส่วนเรื่องเวลาในการขนส่งรวมทั้งเส้นทางนั้นต้องวางแผนอย่างรัดกุม สมัยนี้มีระบบใหม่ให้ติดตั้งคือระบบ GPS ติดตามได้ตลอดเวลาว่าสินค้าตอนนี้ไปส่งมอบอยู่ที่ใด ถึงมือลูกค้าหรือยัง สิ่งเหล่านี้น่าสนใจที่จะนำมาพิจารณาประกอบ ปริมาณการส่งของก็ถือว่าสำคัญ ผู้บริหารสามารถเจรจากับลูกค้าให้ส่งของทีเดียวจำนวนมากได้หรือไม่ เพราะการส่งได้ในปริมาณมากต่อเที่ยวย่อมจะประหยัดค่าใช้จ่ายกว่าแน่นอน  

การลดต้นทุนจากกระบวนการผลิต

          ในสภาพเศรษฐกิจแบบปัจจุบันนี้มีการแข่งขันสูงโรงงานต่างๆจะต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลงตัวเองอย่างเร่งด่วนเพื่อความอยู่รอดในทางธุรกิจและการค้าขาย คือทำอย่างไรที่จะให้เกิดกำไรโดยผลต่างของรายได้มากกว่ากับต้นทุนที่จ่ายไป ดังนั้นการบริหารต้นทุนจะเป็นกลยุทธ์ที่ช่วยให้โรงงานต่างๆผ่านช่วงวิกฤติทางธุรกิจไปได้ และยังช่วยสร้างความมั่นคงของนธุรกิจได้ระยะยาว ซึ่งกลยุทธ์ในการลดต้นทุนของขบวนการผลิตที่ควรทำมีดังนี้

1. โรงงานควรวางแผนการผลิตหลัก MPS โดยให้กำลังการผลิตรวมอยู่ใกล้กับอัตรากำลังการผลิตสูงสุด และวางแผนให้การทำงานล่วงเวลา Over Time บางส่วนเป็นกำลังการผลิตสำรองเท่านั้น โดยทั่วไปกำลังการผลิตที่มีประสิทธิภาพสูงสุดจะอยู่ที่ภาระเต็มพิกัดเนื่องจะทำให้ต้นทุนต่อหน่วยลดต่ำลงคือไม่เกิดการสูญเสียเวลาในการรอคอยงานและไม่สูญเสียประสิทธิภาพการทำงานของเครื่องจักรมีซึ่งจะส่งผลให้ต้นทุนการผลิตของผลผลิตนั้นสูงขึ้น ดังนั้นเมื่อโรงงานรับใบสั่งซื้อแล้วควรให้ฝ่ายขายรีบรวบรวมใบสั่งซื้อเพื่อที่จะจัดแผนการผลิตให้เหมาะสมซึ่งจะลดเวลาการผลิตลงจากเดิมได้ นั่นก็คือการลดต้นทุนการผลิตเช่นกัน

2. ฝ่ายวางแผนการผลิตและฝ่ายผลิตควรทำการผลิตสินค้าอย่างต่อเนื่อง Continuous Running โดยให้มีการเปลี่ยนแปลงสายการผลิตให้น้อยที่สุด การเปลี่ยนแปลงสายการผลิตบ่อยจะทำให้เกิดการสูญเสียในการเคลื่อนย้ายแรงงานหรือเกิดการรอคอยในขณะปรับเครื่องจักรอีกด้วย และบางโรงงานมีสายการผลิตอยู่หลายสายจึงควรทำการจัดการโดยให้มีการ Balance Line เหมาะสมโดยเลือกใช้สายที่มีต้นทุนการผลิตต่ำสุดเป็นหลัก ดังนั้น โรงงานจะต้องทราบว่าเครื่องจักรหรือสายการผลิตไหนมีประสิทธิภาพดีหรือไม่ดี โดยจะต้องมีการตรวจบันทึกค่า Line Indicator Performance เพื่อเปรียบเทียบและให้ทราบถึงต้นทุนการผลิตที่แท้จริงด้วย

3. ฝ่ายผลิตและฝ่ายควบคุมคุณภาพควรมีการวางแผนหาทางแก้ไขให้มีการผลิตใหม่หรือ Re-process หรือ Re-work ให้น้อยที่สุดซึ่งบางครั้งเมื่อตรวจสอบคุณภาพผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายแล้ว เมื่อไม่ได้คุณภาพตามที่ต้องการก็จะต้องนำชิ้นงานหรือผลิตภัณฑ์ที่เกิดข้อบกพร่องนั้นกลับไปเริ่มต้นที่สายการผลิตใหม่ส่งผลให้ต้นทุนการผลิตสูงขึ้น ดังนั้นการตรวจสอบคุณภาพที่ดีในแต่ละขั้นตอนจะต้องทำโดยพนักงานในฝ่ายผลิตโดยมีการชึ้แนะจากพนักงานฝ่ายควบคุมคุณภาพซึ่งจะสามารถช่วยลดการสูญเสียจากการผลิตใหม่ได้ และช่วยลดจำนวนสินค้าที่อยู่ในระหว่างกานผลิต Work in Process: WIP ลงได้ แต่หากหลีกเลี่ยงไม่ได้เนื่องจากผลิตภัณฑ์เน้นความสวยงามของชิ้นงาน ก็ให้จัดตั้งหน่วยงานที่จะทำการแก้ไขชิ้นงานหรือผลิตภัณฑ์ขึ้นมาโดยเฉพาะเพื่อทำการแก้ไขคุณภาพในหน้างานโดยทันทีหรือที่เรียกกันว่า Fast Rework ซึ่งควรจะทำโดยผู้ที่เชี่่ยวชาญหรือผู้ที่ผ่านการฝึกอบรมมาแล้วเท่านั้น

4. ทุกๆฝ่ายช่วยกันลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนแรงงานทางอ้อม ก็คือการลดค่าใช้จ่ายแรงงานที่ไม่ได้ผันแปรตามงานที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงและช่วยค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวของกับค่าโสหุ้ยการผลิต ก็คือ การลดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการผลิตต่างๆ เช่น ค่าวัตถุดิบทางอ้อม ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้าโรงงาน ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง ค่าเช่าโรงงาน เป็นต้น

5. ฝ่ายวางแผนการผลิตและฝ่ายจัดซื้อควรลดปริมาณสินค้าคงคลังลง การเก็บปริมาณวัตถุดิบที่มากย่อมสิ้นเปลืองพื้นที่จัดเก็บ พลังงาน ค่าบริหารจัดการคลัง เกิดความเสียหายจากการไม่ได้ใช้ วัตถุดิบเสื่อมสภาพ เงินทุนที่จะใช้หมุนเวียนทางธุรกิจ Cash Flow จะจมไปกับการเก็บวัตถุดิบ และปัญหาอื่นๆตามมาอีกมาก 

ส่วนที่ 2 : ปัจจัยที่เกิดจากภายนอก

          ก่อนที่จะเข้าสู่เนื้อหาของ Partที่2 เราควรมาทบทวนความรู้เกี่ยวกับการค้นหาจุดเด่นจุดด้อยของธุรกิจในแต่ละโรงงานเสียก่อนโดยใช้หลักการของ SWOT Analysis : SWOT Analysis นั้นมีจุดประสงค์ในการวิเคราะห์สภาพจริงขององค์กร หรือหน่วยงานต่างๆที่เกิดขึ้นยณะปัจจุบัน เพื่อค้นหาจุดแข็ง จุดเด่น จุดด้อย หรือสิ่งที่อาจจะเป็นปัญหาสำคัญในการดำเนินงานทางธุรกิจ โดยที่ผู้บริหารจะต้องนำไปจัดทำเป็นเป้าหมายในการนำธุรกิจไปสู่สภาพที่ต้องการในอนาคต  

SWOT เป็นตัวย่อที่มีความหมายดังนี้ 
S   trengths  - จุดแข็งหรือข้อได้เปรียบ 
W  eaknesses  - จุดอ่อนหรือข้อเสียเปรียบ 
  pportunities  - โอกาสที่จะดำเนินการได้ 
T   hreats  - อุปสรรค, ข้อจำกัด หรือปัจจัยที่คุกคามการดำเนินงานขององค์กร 

หลักการสำคัญและประโยชน์ของการวิเคราะห์ SWOT 

          หลักการก็คือการวิเคราะห์โดยการสำรวจจากสภาพการณ์ 2 ด้าน คือ สภาพการณ์ภายในองค์กร (ปัจจัยภายใน) และสภาพการณ์ภายนอก (ปัจจัยภายนอก) ที่มีผลกระทบต่อธุรกิจของคุณ ดังนั้นการวิเคราะห์ SWOT จึงเรียกได้ว่าเป็นการวิเคราะห์สภาพการณ์ (Situation Analysis) ซึ่งเป็นการวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน เพื่อให้รู้ตนเอง (รู้เรา) รู้จักสภาพแวดล้อม (รู้เขา) อย่างชัดเจน และวิเคราะห์โอกาส-อุปสรรค ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารขององค์กรทราบถึงการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นภายนอกองค์กร ทั้งสิ่งที่ได้เกิดขึ้นแล้วและแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต รวมทั้งผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ที่มีต่อองค์กรธุรกิจ และจุดแข็ง จุดอ่อน และความสามารถด้านต่าง ๆ ที่องค์กรมีอยู่ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อการกำหนดวิสัยทัศน์ การกำหนดกลยุทธ์และการดำเนินตามกลยุทธ์ขององค์กรระดับองค์กรที่เหมาะสมต่อไป

ขั้นตอน / วิธีการดำเนินการทำ  SWOT Analysis
 
         การวิเคราะห์ SWOTจะต้องวิเคราะห์ทั้งสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์กร โดยมีขั้นตอนดังนี้
 
1. การประเมินสภาพแวดล้อมภายในองค์กร 
การประเมินสภาพแวดล้อมภายในองค์กร จะเกี่ยวกับการวิเคราะห์และพิจารณาทรัพยากรและความสามารถภายใน องค์กร ทุกๆ ด้าน เพื่อทำการพิจารณาผลการดำเนินงานที่ผ่านมาขององค์กรเพื่อที่จะเข้าใจสถานการณ์และผลกลยุทธ์ก่อนหน้านี้ด้วย 
1.1 จุดแข็งขององค์กร (S-Strengths) เป็นการวิเคราะห์ปัจจัยภายในจากมุมมองของผู้ที่อยู่ภายในองค์กรนั้นเองว่ามีปัจจัยใดภายในองค์กรที่เป็นข้อได้เปรียบหรือจุดเด่นขององค์กรที่องค์กรควรนำมาใช้ในการพัฒนาองค์กรได้ และควรดำรงไว้เพื่อการ เสริมสร้างความเข็มแข็งขององค์กร 
1.2 จุดอ่อนขององค์กร (W-Weaknesses) เป็นการวิเคราะห์ ปัจจัยภายในจากมุมมองของผู้ที่อยู่ภายในจากมุมมอง ของผู้ที่อยู่ภายในองค์กรนั้น ๆ เองว่าปัจจัยภายในองค์กรที่เป็นจุดด้อย ข้อเสียเปรียบขององค์กรที่ควรปรับปรุงให้ดีขึ้นหรือขจัดให้หมดไป อันจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กร 

2. การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอก 
ภายใต้การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอกองค์กรนั้น สามารถค้นหาโอกาสและอุปสรรคทางการดำเนินงานของ องค์กรที่ได้รับผลกระทบจากสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจทั้งในและระหว่างประเทศที่เกี่ยวกับการดำเนินงานขององค์กร เช่น อัตราการขยายตัวทางเศรษฐกิจ นโยบาย การเงิน การงบประมาณ สภาพแวดล้อมทางสังคม เช่น ระดับการศึกษาและอัตรารู้หนังสือของประชาชน การตั้งถิ่นฐานและการอพยพของ ประชาชน ลักษณะชุมชน ขนบธรรมเนียมประเพณี ค่านิยม ความเชื่อและวัฒนธรรม สภาพแวดล้อมทางการเมือง เช่น พระราชบัญญัติ พระราชกฤษฎีกา มติคณะรัฐมนตรี และสภาพแวดล้อมทางเทคโนโลยี หมายถึง กรรมวิธีใหม่ๆและพัฒนาการทางด้านเครื่องมือ อุปกรณ์ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตและให้บริการ 
2.1 โอกาสทางสภาพแวดล้อม (O-Opportunities) เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยภายนอกองค์กร ปัจจัยใดที่สามารถส่งผล กระทบประโยชน์ ทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อการดำเนินการขององค์กรในระดับมหาภาค และองค์กรสามารถฉกฉวยข้อดีเหล่านี้มาเสริมสร้างให้ หน่วยงานเข็มแข็งขึ้นได้ 
2.2 อุปสรรคทางสภาพแวดล้อม (T-Threats) เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยภายนอกองค์กรปัจจัยใดที่สามารถส่งผล กระทบในระดับมหภาคในทางที่จะก่อให้เกิดความเสียหายทั้งทางตรงและทางอ้อม ซึ่งองค์กรจำต้องหลีกเลี่ยง หรือปรับสภาพองค์กรให้มี ความแข็งแกร่งพร้อมที่จะเผชิญแรงกระทบดังกล่าวได้
 
3. ระบุสถานการณ์จากการประเมินสภาพแวดล้อม 
เมื่อได้ข้อมูลเกี่ยวกับ จุดแข็ง-จุดอ่อน โอกาส-อุปสรรค จากการวิเคราะห์ปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอกด้วย การประเมินสภาพ แวดล้อมภายในและสภาพแวดล้อมภายนอกแล้ว ให้นำจุดแข็ง-จุดอ่อนภายในมาเปรียบเทียบกับ  โอกาส-อุปสรรค จากภายนอกเพื่อดูว่าองค์กร กำลังเผชิญสถานการณ์เช่นใดและภายใต้สถานการณ์ เช่นนั้น องค์กรควรจะทำอย่างไร โดยทั่วไป ในการวิเคราะห์ SWOT ดังกล่าวนี้ องค์กร จะอยู่ในสถานการณ์ 4 รูปแบบดังนี้ 

3.1 สถานการณ์ที่ 1 (จุดแข็ง-โอกาส) สถานการณ์นี้เป็นสถานการณ์ที่พึ่งปรารถนาที่สุด เนื่องจากองค์กรค่อนข้างจะมีหลายอย่าง ดังนั้น ผู้บริหารขององค์กรควรกำหนดกลยุทธ์ในเชิงรุก (Aggressive - Strategy) เพื่อดึงเอาจุดแข็งที่มีอยู่มาเสริมสร้างและปรับใช้และฉกฉวยโอกาสต่างๆ ที่เปิดมาหาประโยชน์อย่างเต็มที่ 

3.2 สถานการณ์ที่ 2 (จุดอ่อน-ภัยอุปสรรค) สถานการณ์นี้เป็นสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด เนื่องจากองค์กรกำลังเผชิญอยู่กับอุปสรรคจากภายนอกและมีปัญหาจุดอ่อนภายในหลาย ประการ ดังนั้น ทางเลือกที่ดีที่สุดคือกลยุทธ์ การตั้งรับหรือป้องกันตัว (Defensive Strategy) เพื่อพยายามลดหรือหลบหลีกภัยอุปสรรค ต่างๆที่คาดว่าจะเกิดขึ้น ตลอดจนหามาตรการที่จะทำให้องค์กรเกิดความสูญเสียที่น้อยที่สุด 

3.3 สถานการณ์ที่ 3 (จุดอ่อน-โอกาส) สถานการณ์องค์กรมีโอกาสเป็นข้อได้เปรียบด้านการแข่งขันอยู่หลายประการ แต่ติดขัดอยู่ตรงที่มีปัญหาอุปสรรคที่เป็นจุดอ่อนอยู่ หลายอย่างเช่นกัน ดังนั้น ทางออกคือกลยุทธ์การพลิกตัว(Turnaround-Oriented Strategy) เพื่อจัดหรือแก้ไขจุดอ่อนภายในต่างๆ ให้ พร้อมที่จะฉกฉวยโอกาสต่างๆที่เปิดให้ 

3.4 สถานการณ์ที่ 4 (จุดแข็ง-อุปสรรค) สถานการณ์นี้เกิดขึ้นจากการที่สภาพแวดล้อมไม่เอื้ออำนวยต่อการดำเนินงาน แต่ตัวองค์กรมีข้อได้เปรียบที่เป็นจุดแข็งหลายประการ ดังนั้นแทนที่จะรอจนกระทั่งสภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงไป ก็สามารถที่จะเลือกกลยุทธ์การแตกตัว หรือขยายขอบข่ายกิจการ(diversification Strategy) เพื่อใช้ประโยชน์จากจุดแข็งที่มีสร้างโอกาสในระยะยาวด้านอื่นๆแทน 

ข้อพิจารณาในการวิเคราะห์ SWOT มีดังนี้ 

1. ควรวิเคราะห์แยกแยะควรทำอย่างลึกซึ้ง เพื่อให้ได้ปัจจัยที่มีความสำคัญจริง ๆ เป็นสาเหตุหลัก ๆ ของปัญหาที่แท้จริง กล่าวคือ เป็นปัจจัยที่มีประโยชน์ในการนำไปกำหนดเป็นนโยบาย ตลอดจนสามารถนำไปกำหนดกลยุทธ์ ที่จะทำให้องค์การ/ชุมชนบรรลุเป้าหมายที่เป็นผลลัพธ์ขั้นสุดท้าย (Result) ได้จริง 

2. การกำหนดปัจจัยต่าง ๆ ไม่ควรกำหนดของเขตของความหมายของปัจจัยต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น จุดอ่อน (W) หรือ จุดแข็ง (S) หรือ โอกาส (O) หรือ อุปสรรค (T) ให้มีความหมายคาบเกี่ยวกัน จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตัดสินใจ และชี้ชัดว่าปัจจัยที่กำหนดขึ้นมานั้นเป็นปัจจัยในกลุ่มใด ทั้งนี้เพราะปัจจัยที่อยู่ต่างกลุ่มกัน ก็ต้องสมควรที่จะนำไปกำหนดกลยุทธ์ที่ต่างกันออกไป

ข้อดี – ข้อเสีย ของการทำ SWOT Analysis 
 
ข้อดี เทคนิคการวิเคราะห์ SWOT  ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายในการวิเคราะห์สถานการณ์ต่างๆ ทางธุรกิจและการบริหารเชิงกลยุทธ์ เนื่องจากเป็นเทคนิคที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน ให้ความสะดวกเป็นอย่างมากสำหรับผู้ที่นำ SWOT มาใช้ และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในสถานการณ์ด้านต่างๆ มากมาย เช่น 
- สามารถตัดสินใจเลือกเนื่องจากมีทางเลือกหลายๆ ทาง 
- ทำให้มีการกำหนดความสำคัญก่อนหลังของเหตุการณ์ได้ 
- มีการวางแผนในการบริหารความเปลี่ยนแปลงที่ต้องการให้เกิดขึ้น 
- สามารถวิเคราะห์และแก้ปัญหาในการดำเนินการ 
- มีการวิเคราะห์ก่อนเริ่มโครงการใหม่ 
- มีการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงขึ้น 
- มีการสร้างกระบวนการเรียนรู้ใหม่ 

ข้อเสีย ของการใช้ SWOT ก็มีอยู่ไม่น้อยเช่นกัน เมื่อเปรียบเทียบกับประโยชน์และความหลากหลายในการประยุกต์ใช้งาน เช่น 
- อาจเกิดโอกาสผิดพลาดที่เกิดจากคุณภาพของข้อมูลที่นำมาใช้วิเคราะห์ ทักษะ ประสบการณ์ และความเข้าใจในความรู้พื้นฐาน  
  ทางเทคนิค SWOT ของผู้วิเคราะห์ 
- ต้องมีการทบทวน SWOT เป็นระยะๆ เพื่อตรวจสอบสภาพว่าเหตุการณ์และปัจจัยต่างๆ ที่นำมาใช้เป็นข้อมูลพื้นฐาน ยังเหมือนเดิม
  หรือมีการเปลี่ยนแปลงไปแล้วหรือไม่ 

          ตัวอย่างด้านล่างคือการทำ SWOT Analysis ที่แสดง Weaknesses  และ Threats ที่เกิดจากปัจจัยภายนอก External Factors ที่ผู้บริหารจำเป็นต้องทำแผนการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอย่างเร่งด่วนครับ